Belgique : comment passer la douane et se faire rembourser la TVA?

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Votre séjour en Belgique va prendre fin. Vous avez fait le plein de produits à ramener dans votre pays de résidence et vous pourrez bientôt vous faire rembourser la TVA sur ces achats. Vos formulaires de détaxe ZappTax sont dans votre boîte e-mail (et sur l’application), prêts à être validés à la douane. Mais… Comment ça marche ? Voici le guide ZappTax complet pour valider vos formulaires de détaxe belges à la douane !

Qu'est-ce que la validation aux douanes ?

La validation aux douanes est la dernière étape du processus de détaxe. C’est à ce moment que les autorités vérifient que vous avez bien acheté les produits en Belgique et que vous les emportez avec vous dans votre pays de résidence (qui DOIT être en dehors de l’UE). Pour ce faire, il faut que vous validiez vos formulaires de détaxe aux douanes avant de quitter l’UE.

Rappel : un formulaire (ou bordereau) de détaxe est un document édité par un commerçant ou un opérateur certifié, comme ZappTax, qui répertorie tous les articles que vous avez achetés dans un pays de l’UE (ici, la Belgique) et pour lesquels vous souhaitez demander un remboursement de TVA. Il peut être édité sous format papier (le plus souvent lors d’une détaxe “classique”) ou numérique (lorsque vous détaxez avec ZappTax, par exemple). Chaque formulaire de détaxe a un numéro unique et doit être validé par les douanes avant de quitter l'UE.

Si votre formulaire n’est pas validé, les marchandises seront considérées comme n’ayant jamais quitté l’UE et vous ne pourrez donc pas obtenir le remboursement de votre TVA.

⚠️ Lors de votre départ de l’UE, veuillez vous assurer que vous avez suffisamment de temps pour vous rendre au bureau des douanes et faire valider votre bordereau. Dans la grande majorité des cas, cette validation ne prendra que 2-3 minutes mais il vaut toujours mieux prévoir une petite marge de temps.

Que dois-je avoir au moment de la validation douanière ?

• Votre passeport.
• Si vous êtes ressortissant de l'UE (c'est-à-dire si vous êtes titulaire d'un passeport d’un pays de l'UE) : une preuve de résidence (carte consulaire, permis de séjour, permis de travail, green card, etc.).
• Vos formulaires de détaxe (en version numérique sur votre smartphone et/ou en format papier).
• Les factures que nous vous avons envoyées par email avec votre bordereau de détaxe (dans le cas où un douanier vous demande de lui présenter une preuve d’achat).
• Tous vos biens déclarés comme détaxés (au cas où un douanier souhaite vérifier la présence de certains articles).

⚠️ Selon la réglementation douanière, les agents douaniers sont autorisés à vérifier la présence de vos marchandises s’ils le souhaitent. Ainsi, veillez à ce que vos achats présentent un état neuf (moins de 3 mois) au moment de la validation douanière et pensez à les garder à portée de main au cas où vous devriez les sortir de vos bagages.

Comment valider mes formulaires de détaxe en Belgique ?

Il existe plusieurs façons de valider un formulaire de détaxe en Belgique, selon que vous quittiez l'UE directement depuis la Belgique (aéroport de Bruxelles, terminal de l’Eurostar à la gare Bruxelles-Midi/Sud, etc.) ou à partir d’un autre pays de l’UE.

Si vous quittez l’UE depuis la Belgique, il n’est pas nécessaire d'imprimer les formulaires de détaxe ZappTax que nous vous avons envoyés par e-mail. Il vous suffit simplement de vous présenter au bureau des douanes avant l'enregistrement, d'indiquer à l'agent douanier que vos formulaires ont été émis par voie électronique et de lui montrer votre passeport. Vos formulaires étant liés à votre numéro de passeport, ils seront alors validés électroniquement.

Veuillez noter que ce processus de digitalisation a été lancé par les autorités belges en juillet 2020 et est toujours en phase de test pour le moment. Dans un futur proche, ce processus offrira encore plus de facilités puisqu’il suffira de scanner votre passeport (à la place de votre formulaire de détaxe) à l'une des bornes électroniques en libre-service qui seront mises à votre disposition. Vous n’aurez plus à vous rendre au bureau des douanes, ce qui vous fera économiser un temps précieux ! Nous vous informerons en temps réel de l’évolution de la situation à ce sujet.

NB : ce processus de validation électronique est uniquement compatible avec les bordereaux de détaxe émis en Belgique, soit par un commerçant belge, soit par des opérateurs officiels, comme ZappTax, agréés par les autorités belges.

Si vous quittez l’UE depuis la Belgique mais souhaitez faire valider des bordereaux de détaxe émis dans un autre pays de l’UE, il vous faudra faire manuellement tamponner la version papier de ces bordereaux par un agent douanier belge.

Si vous quittez l’UE via un autre pays que la Belgique (par exemple, depuis l'aéroport Charles de Gaulle en France, depuis le terminal Eurostar de la gare Paris-Nord, depuis l'aéroport Schiphol ou encore en traversant la frontière terrestre franco-suisse en voiture), vous devez impérativement imprimer vos formulaires ZappTax.

Rendez vous au bureau de douane le plus proche de votre point de sortie de l'UE et montrez à l'agent vos documents en format papier. L'agent des douanes validera vos formulaires manuellement, avec un tampon officiel.

NB : les autorités douanières des 27 pays membres de l’UE sont habilitées à valider les bordereaux de détaxe émis dans n’importe quel autre pays membre de l’UE. Dès lors, elles ne peuvent refuser la validation d’un bordereau de détaxe au motif qu’il n’aurait pas été émis dans le pays à partir duquel le voyageur quitte le territoire de l’UE.

Si l'agent douanier valide votre formulaire de détaxe par voie électronique, alors vous n'avez rien d'autre à faire. Nous recevrons automatiquement la confirmation de la validation de votre bordereau par les douanes et nous traiterons votre remboursement, la plupart du temps dans les 24 heures et selon le moyen de remboursement que vous aurez indiqué dans l’appli. N’oubliez pas de mettre vos coordonnées à jour sur l’application ZappTax afin de recevoir le remboursement le plus rapidement possible.

Si la validation de vos bordeaux est effectuée manuellement par tampon des douanes, vous devez ajouter une photo du bordereau tamponné sur l’application avant de pouvoir être remboursé.

NB : si vous quittez l’UE depuis l'aéroport de Bruxelles et souhaitez emportez certains de vos achats en détaxe dans votre bagage cabine, les douanes peuvent vous demander de faire valider le formulaire spécifique à ces biens après votre passage en zone sécurité (alors que, pour les biens qui se trouvent dans vos bagages en soute, vos formulaires doivent être validés dans la zone de départ, avant le passage en zone sécurité). Dans ce cas, n’oubliez pas de nous demander de vous éditer des bordereaux séparés, l’un pour les biens que vous prenez avec vous en bagage cabine et l’autre pour ceux que vous laissez dans vos bagages en soute.

⚠️ PAS DE VALIDATION DU FORMULAIRE DE DETAXE, PAS DE REMBOURSEMENT DE VOTRE TVA !

Que faire s’il n’y a pas de bureau de douane à mon point de sortie de l’UE ou si je rencontre un autre problème ?

Si vous quittez l’UE très tôt le matin ou très tard le soir, il se peut que le bureau des douanes soit fermé.

A l’aéroport de Bruxelles, si jamais le bureau des douanes principal, situé dans le hall des départs, est fermé, veuillez noter qu’il existe un autre bureau dans le hall d'arrivée (à côté des portes automatiques ou les passagers qui arrivent quittent la zone de sécurité). Ce bureau est ouvert 24/7.

Dans tous les cas, si vous ne parvenez pas à faire valider vos bordereaux de détaxe, contactez-nous immédiatement (idéalement avant de quitter l’UE) par email à support@zapptax.com, par téléphone au +32 2 880 59 12 ou bien via la messagerie de l’appli afin que nous puissions vous conseiller au mieux sur les démarches à suivre pour tout de même essayer d’obtenir la validation de vos bordereaux.

La détaxe est une merveilleuse opportunité, mais vous devez avoir en votre possession les informations nécessaires pour profiter pleinement de cet avantage. Chez ZappTax, notre objectif est de vous offrir la meilleure expérience de détaxe possible. Si vous voulez en savoir plus sur notre application, consultez notre site internet ou jetez un œil à notre FAQ. N'hésitez pas à nous contacter par e-mail à support@zapptax.com pour toute demande de renseignements complémentaires !