Facture conformes ? Reçus ? Achats en ligne ? Comment obtenir des documents d'achats conformes pour utiliser ZappTax ?

Marie-charlotte Dexmier -

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Pourquoi faut-il une facture pour utiliser ZappTax ?

Ceci permet à ZappTax de réaliser les formalités de détaxe en lieu et place du commerçant. Ce système est légal et conforme au droit fiscal communautaire (la Directive TVA) et aux législations fiscales des différents Etats membres de l’UE.

Le modèle ZappTax est basé sur un système de « double vente ». Le voyageur reçoit un « mandat » pour se procurer des biens qu’il convoite à titre personnel mais qu’il achète « au nom et pour le compte » de ZappTax qui les lui revend dans la foulée.

Une conséquence de ce modèle est que, contrairement à la détaxe classique où le commerçant collecte la TVA et la reverse au voyageur après récupération du bordereau de détaxe validé, ZappTax récupère la TVA auprès du Trésor public de chaque Etat membre.

Et pour pouvoir récupérer cette TVA « en amont », ZappTax doit produire un justificatif qui s’appelle… une facture d’achat !

C’est quoi une «facture» ?

Une facture est un document qui permet d’attester l’achat ou la vente d’un bien. Outre sa nature commerciale, juridique et comptable, elle a aussi une fonction fiscale : elle fait office de support à la collecte et à la déduction de la TVA et au contrôle de l'impôt.

Quelles mentions doivent figurer sur une facture?

L’article 226 de la Directive TVA (directive européenne) prévoit les mentions principales suivantes :

1. La date;
2. Un numéro séquentiel unique;
3. L’identification du vendeur (nom + adresse + numéro de TVA);
4. La quantité et la nature (description) des articles;
5. Le taux et le montant de TVA;
6. L’identification de l’acheteur (nom + adresse + dans certains pays le numéro de TVA);

Mais qu’en est-il du terme « facture » lui-même ? Doit-il être mentionné explicitement sur le document ? Non.

L’article 226 ne prévoit pas dans sa liste de mentions requises celle du terme « facture ». Et qui plus est, l’article 218 de cette même directive prévoit que doivent être considérées comme factures « tous les documents ou messages sur papier ou sous format électronique qui comportent ces mentions ».

En conséquence, un simple ticket de caisse ou reçu sur lequel ne figure pas explicitement le mot « facture » mais qui contient toutes les mentions requises est donc bien une « facture » au sens légal et fiscal.

Oui mais alors, de simples tickets de caisse ou reçus devraient suffire pour ZappTax, n’est-ce pas ? Malheureusement pas toujours. La plupart du temps manque sur les tickets de caisse la sixième mention de la liste ci-dessus, c’est-à-dire le nom et l’adresse de l’acheteur, en l’occurrence ZappTax. C’est pourquoi ZappTax insiste pour que, à défaut d’une facture classique, figure sur les tickets de caisse que les voyageurs soumettent sur l’application une mention du nom et si possible de l’adresse de ZappTax.

Comment demander une facture ZappTax ? Procédure standard

Mentionnez au personnel du magasin que vous souhaitez « une facture avec TVA au nom d’une société » et puis fournissez l’adresse de facturation ZappTax correspondant au pays où vous réalisez votre achat (voir adresses de facturation ZappTax en France, Belgique et Espagne dans notre FAQ). La plupart des enseignes peuvent éditer une facture instantanément (cette fonction est intégrée dans leur logiciel de caisse).

Bon à savoir :

  • Les magasins ont l’obligation légale de fournir une facture sur demande.
  • Vous ne devez fournir aucune justification lorsque vous demandez cette facture.
  • Si vous le souhaitez pour des raisons de garantie ou d’assurance, vos nom et prénom peuvent également apparaître sur la facture, en plus du nom et de l’adresse de ZappTax.
  • Signifiez au commerçant au début de votre interaction avec lui que vous souhaitez une facture avec TVA (pas « pendant » ni « après » le paiement).
    Adressez-vous à lui à un moment qui précède l'achat où c'est lui qui, en principe, veut vous satisfaire (exemple : « Vous êtes en mesure de m’éditer une facture avec TVA au nom d'une société n'est-ce pas ? »).

Pourquoi n’est-il pas toujours possible d’obtenir une facture classique au nom de ZappTax ?

Les raisons peuvent être multiples : personnel qualifié pour éditer une facture non-disponible, procédures spécifiques à suivre, logiciel de caisse ne permettant pas l’édition de factures, etc.

Certains commerçants vous affirmeront que « le ticket suffit comme facture et comporte toutes les mentions nécessaires ». Cette affirmation est exacte… pour autant que le commerçant puisse rajouter la mention de ZappTax (nom + adresse) avant d’imprimer le ticket.

Les enseignes de luxe (Chanel, Dior, Louis Vuitton, Hermès…) rechignent souvent -mais pas toujours- à éditer des factures au nom d’une société. Dans certains grands magasins (comme les enseignes du groupe Printemps), l’édition d’une facture au nom de ZappTax est systématiquement refusée (alors que, bizarrement, l’édition de factures au nom d’autres sociétés est possible).

Aux Galeries Lafayette l’obtention d’une facture ne pose pas de problème et nécessite de se rendre à un comptoir spécifique appelé « La conciergerie ». Dans les autres grands magasins (Le Bon Marché, la Samaritaine, le BHV…), en principe vous pourrez obtenir une facture ZappTax. Renseignez-vous sur la procédure à suivre avant de réaliser vos achats.

Que faire si le commerçant ne peut pas ou ne veut pas éditer une facture classique au nom de ZappTax ?

Précision : quelle que soit la situation, le préalable est toujours de demander l’édition d’une facture classique au nom de ZappTax.

Si elle ne peut être obtenue, demandez l’édition :

  • Soit une facture à votre nom comportant une adresse (de préférence l'adresse ZappTax ou encore une adresse UE - mais pas votre adresse hors UE).
  • Soit un ticket de caisse ou un reçu avec mention imprimée du nom (et si possible de l’adresse) de ZappTax (voir section « Mention ZappTax, compte client ou compte fidélité » à la question 14). compte client ou compte fidélité » à la question précédente).

Prenez en photo le document ainsi annoté et téléchargez-le.

Enfin, téléchargez également une preuve de paiement. Il peut s’agir d’un ticket de paiement séparé ou d’une prise d’écran d’un relevé de compte bancaire ou de carte de crédit. Si ce relevé n’est disponible que quelques jours ou semaines après l’achat, vous pourrez nous le transmettre plus tard (cela ne remet pas en cause l’édition et la validation de vos bordereaux).

Si ni une facture à votre nom ni un ticket de caisse avec mention imprimée ne peut être obtenu, contentez-vous du simple ticket de caisse (sans mention) qui vous aura été remis et suivez les étapes d’annotation et de téléchargement décrites ci-dessus. Ici aussi une preuve de paiement est impérative.

Attention : le téléchargement de tout document « alternatif » autre qu’une facture classique au nom de ZappTax (c’est-à-dire les factures à votre nom, les tickets de caisse ou les reçus sans mention imprimée de ZappTax) doit rester une exception !

Comment utiliser un compte client ou un compte de fidélité pour obtenir une facture classique ou un ticket avec mention de ZappTax imprimée ?

  • Vous disposez déjà d’un compte client ou d’un compte de fidélité auprès du commerçant : demandez-lui d’adapter le nom et l’adresse de ce compte pour y indiquer les coordonnées de ZappTax (demandez cependant qu’il conserve votre propre nom à côté de celui de ZappTax pour que vous conserviez vos avantages).
  • Vous ne disposez pas d’un tel compte : demandez alors au commerçant d’en créer un au nom -et à l’adresse- de ZappTax (votre nom peut également y figurer à côté de celui de ZappTax afin d’accumuler vos avantages et pour faciliter un usage futur dans cette enseigne). Demandez-lui ensuite d'éditer une facture ou un ticket de caisse avec mention de ce nom et cette adresse.

Remarque : il arrive de plus en plus fréquemment que le compte client « ZappTax » existe déjà dans la base de données du commerçant -> il peut alors être réutilisé pour votre achat.

A noter qu’il n’y a en principe rien qui empêche d’un point de vue légal l’édition d’une facture au nom d’une société en cas d’utilisation d’un compte client ou d’un compte de fidélité personnel (si ce n’est des contraintes propres au commerçant : conditions générales de vente ou contraintes techniques du système de caisse).

Et pour les achats en ligne ? L’utilisation de ZappTax pour les achats en ligne ne pose pas de problème… mais nécessite également l’obtention d’une facture au nom de ZappTax. Vous pouvez même passer vos commandes avant votre arrivée sur le territoire de l’UE (faites alors livrer vos achats dans votre famille ou chez des amis).

Pour obtenir une facture ZappTax pour vos achats en ligne, il y a trois cas de figure principaux :

  1. Cas de figure le plus fréquent : le site de vente en ligne propose un espace client avec un carnet d’adresses permettant l’édition d’adresses multiples. Pré-enregistrez une adresse supplémentaire au nom de ZappTax (correspondante au pays où vos achats seront livrés). Au moment de finaliser votre commande, choisissez cette adresse ZappTax comme « adresse de facturation » (veillez à bien choisir une autre adresse comme « adresse de livraison » pour éviter que vos colis ne soient livrés chez nous).
  2. Alternative : le site de vente en ligne ne permet pas de pré-enregistrer des adresses multiples sur son espace client mais propose un formulaire de commande avec deux « blocs-adresse ». Entrez l’adresse ZappTax dans le bloc « adresse de facturation ».
  3. Plus rare : le site de vente en ligne ne permet pas de pré-enregistrer des adresses multiples sur son espace client et propose un formulaire de commande avec un « bloc-adresse » unique. Indiquez-y votre « adresse de livraison » mais tentez d'ajouter au moins la mention « ZappTax » dans un des champs.

Important : en cas de commande sur un site e-commerce d’un autre pays (pays de l’UE ou hors-UE) que votre pays de livraison, l’e-commerçant doit impérativement :
- Soit posséder un numéro de TVA correspondant au pays où les biens seront livrés.
- Soit être enregistré au « guichet unique TVA » (appelé aussi « OSS ») d’un pays de l’UE.

C’est le cas pour la plupart des e-commerçants.

Par exemple, la livraison en France d’un achat sur un site français ne pose pas de problème. En revanche, en cas de livraison en France d’un achat sur un site basé en Espagne ou au Royaume-Uni, l’e-commerçant espagnol ou anglais doit soit posséder un numéro de TVA enregistré en France (c’est-à-dire un numéro de TVA commençant par « FR ») soit être enregistré au guichet unique TVA (appelé « OSS ») d’un des 27 pays de l’UE.

Bon à savoir :
- La facture d'un achat en ligne sera soit mise à disposition sur votre espace client soit envoyée par e-mail une fois que les articles auront été expédiés.
- Nous ne pouvons traiter les simples « confirmations de commande » mais elles peuvent être téléchargées comme deuxième document corroborant une facture.
- Si le bloc-adresse prévoit un champ « nom » et un champ « prénom », vous pouvez indiquer le nom de ZappTax dans l’un des champs et, si vous le souhaitez, votre propre nom dans l’autre champ.
- Une preuve de paiement est requise pour les achats en ligne d’une valeur supérieure à 1.000 €.
- La procédure d’annotation est également requise pour toute facture au nom du voyageur.

Munis de tous ces trucs et astuces, plus aucun de vos achats ne devrait échapper à la détaxe.

Retrouvez ces rubriques et encore bien d’autres conseils sur notre FAQ.


Bon shopping!